การรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูล

                             หมายถึงการรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น  และนำมาเก็บอย่างเป็นระบบ  ขั้นตอนนี้จะต้องระมัดระวังเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ดี  ตรงกับคุณสมบัติของข้อมูลที่ด  ี  ปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าจึงเก็บรวบรวมข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วและง่ายขึ้นมาก  เช่น การเก็บรวมรวมข้อมูลพนักงานบริษัทมีการสแกนลายนิ้วมือ  รูปร่างหน้าตา  บันทึกไว้ในฐานข้อมูล  ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ซ้ำกัน  และสามารถนำมาใช้ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

                        การประมวลผลข้อมูล  แบ่งได้ 3 ประเภท  ดังนี้
                             1.  การประมวลผลด้วยมือ  เหมาะกับข้อมูลไม่มากและไม่ซับซ้อน  เป็นวิธีที่ใช้ในอดีต  อุปกรณ์ในการคำนวณเช่น
                                  เครื่องคิดเลข  ลูกคิด  กระดาษ  การจัดเก็บโดยการเรียงเข้าแฟ้มข้อมูล
                             2.  การประมวลผลด้วยเครื่องจักร  เหมาะกับข้อมูลจำนวนปานกลาง  ไม่จำเป็นต้องใช้ผลการคำนวณในทันทีทันใด
                                  เพราะต้องใช้เครื่องจักรและแรงงานคน
                             3.  การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์    เป็นวิธีที่เหมาะกับจำนวนข้อมูลมาก ๆ  มีการคำนวณที่ซับซ้อนยุ่งยากเพราะ                                   การคำนวณกับคอมพิวเตอร์จะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว

                         การดูแลรักษาสารสนเทศ
                              เป็นขั้นตอนที่ต้องการคัดลอกข้อมูล  ถึงแม้ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์แต่การสำเนาข้อมูลเพื่อการเก็บรักษาถือว่าเป็นสิ่ง  สำคัญและจำเป็นมากเนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะเสียหายได้โดยที่เราไม่ได้คาดคิด   การเก็บรักษาข้อมูลควรจะเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยหรือเลือกใช้สื่อบันทึกที่มี่คุณภาพไม่เสื่อมอายุง่าย ๆ

                          ชนิดของข้อมูล
                              1.  ข้อมูลตัวเลข (Numeric)   ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ ซึ่งนำไปใช้คำนวณได้  เช่น
                                              ตัวเลขจำนวนเต็ม  เช่น  9,10,190,9999  เป็นต้น
                                              ทศนิยม    เช่น  2.50,100.95, 50.25  เป็นต้น
                              2.  ข้อมูลตัวอักษร (Character)  ได้แก่ ตัวอักขระ  และตัวอักษรต่าง ๆ ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณได้  แต่นำไปจัด
เรียงลำดับได้  เช่น  TECHNOLOGY , 870/83 (เลขที่บ้าน) , 90110 (รหัสไปรษณี)  เป็นต้น

                       รหัสแทนข้อมูล
                                  รหัส  แอสกี (ASCII)  เป็นรหัสที่ใช้กันอย่างแพร่หลายและเป็นรหัสที่มาตรฐาน
                                  ASCII  ย่อมาจาก  American  Standard  Code  for  Information  Interchange  เป็นรหัส 8 บิด  หรือ 1 ไบต์ต่อ
หนึ่งอักขระและแทนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ได้ 256 ตัว
                                  รหัสแอสกี  กำหนดไว้เป็นเลขฐานสิบ   เมื่อไปสู่หน่วยความจำคอมพิวเตอร์จะเปลี่ยนเป็นเลขฐานสอง  และผู้ใช้งานสามารถเขียนในรูปของแลขฐาน 16  ได้ด้วย
                            ตารางแสดงรหัสแอสกีที่ใช้แทนอักขระต่าง ๆ